A partir de l'an deux mille, le document signé électroniquement est légalement reconnu au même titre qu'un document signé sur papier comme preuve. Il pourra être utilisé pour faire face à d'éventuels litiges en proposant un document à valeur probante. Dès lors, les questions qui se posent sont : quelles sont les étapes à suivre pour archiver un document signé électroniquement ? Comment archiver correctement un document signé électroniquement ? Et pendant combien de temps un document électronique doit-il être archivé ?
Quelles sont les étapes à suivre pour archiver un document signé électroniquement ?
Pour archiver un document signé électroniquement, il y a quelques étapes à suivre. Tout d'abord, il est important de faire un audit ou une étude interne de l'état des archives et de la situation documentaire de l'entreprise. Ensuite, il est nécessaire de définir plus clairement les besoins et de procéder à la rédaction du cahier des charges. Puis, il faut choisir une solution de gestion électronique de documents ou une solution de GED qui est parfaitement adaptée au document, celle-ci permet d'accéder facilement aux informations archivées ainsi que de gagner du temps pour la gestion du système d'information en général. Il est également très essentiel de définir les responsabilités sur la gestion documentaire ainsi que de créer un processus dédié. Et enfin, il est nécessaire de numériser le contenu, de produire un nouveau référentiel documentaire tout en pensant à l'hébergement afin de pouvoir mettre en place l'archivage électronique des documents.
Comment bien archiver un document signé électroniquement ?
L'archivage d'un document électronique concerne la conservation à long ou moyen terme de l'ensemble des informations ou d'un document écrit. En effet, l'archivage d'un document électronique permet de classer et de collecter ainsi que de conserver diverses informations afin que celles-ci puissent être examinées ultérieurement, sans la moindre modification. Mais pour archiver un document signé électroniquement, il est nécessaire de disposer d'un support plus adapté et fiable, résistant au temps, mais aussi 100% identique au document original. Par ailleurs, pour conserver un document électronique, il est nécessaire de vérifier la conformité du processus d'archivage afin de s'assurer que le document répond aux exigences légales.
Combien de temps un document électronique doit-il être archivé et où doit-il l'être ?
En fait, la durée d'archivage d'un document signé électroniquement dépend de sa nature. Ainsi, pour les factures clients et fournisseurs, mais aussi pour toutes les autres pièces comptables. Ces documents électroniques devront être archivés pendant dix ans à compter de la clôture comptable de l'activité. Par ailleurs, il est possible d'archiver un document électronique sur un serveur situé à l'extérieur du pays. Toutefois, il suffit de faire une déclaration auprès de l'administration fiscale.