Les enjeux de la réduction des documents à imprimer sont nombreux. À titre d’exemple, elle contribue à la préservation de l’environnement. Pour une entreprise, il s’agit d’un moyen de générer plus d’économie et surtout à mieux s’organiser. Quoi qu’il en soit, cette décision représente une transition qui se déroule petit à petit. Pour commencer votre politique de réduction d’impression de documents officiels, vous pouvez procéder comme suit.
Faire un tri des documents à imprimer
Tous les documents ne sont pas destinés à être archivés. Certains sont jetés quelques minutes, heures ou jours après leurs impressions. Certes, cela peut s’agir d’un élément officiel. Toutefois, leur matérialisation peut être considérée comme un gaspillage. Évidemment, il faudra penser à une solution de rechange. Pour le cas d’un document provisoire, avoir une version numérique et la partager en cas de besoin peuvent suffire. Ainsi, il vous appartient de trier vos dossiers selon la nécessité d’impression ou non. Le tri concerne également les fichiers formels pouvant être dématérialisés. Pour ce faire, renseignez-vous sur le bénéficiaire si recevoir une version numérique lui convient et lui suffit.
Contrôler la quantité de papier en fonction du besoin
Quand vous avez à votre disposition une quantité de papier supérieure à ce qu’il faut, vous pouvez être tenté d’imprimer divers fichiers. En limitant, ou plus précisément en régulant ce type de consommable, vous ferez plus attention à ne pas gaspiller. Sur les imprimantes et les copieurs, vous pouvez activer la fonction compteurs pour mieux gérer le stock de papier. Il en est pareil pour les encres. Vous aurez à estimer en amont vos besoins en moyenne ou le plus précis possible. Pensez à aviser tout le monde sur vos décisions concernant l’impression des fichiers officiels. Prenez le temps de récompenser ceux qui appliquent vos politiques de réductions d’impression. Cela va encourager les autres à en faire pareil.
Placer l’imprimante hors portée des mains
Lorsqu’une imprimante est juste à côté de soi, la tendance à imprimer peut arriver à tout moment. Si l’emplacement de votre appareil se situe dans une autre pièce, vous ne prendrez pas la peine d’imprimer des documents non importants. Par la même occasion, vous organiserez mieux vos listes d’impression pour les rassembler. Dans ce même esprit, il vaut mieux éviter de posséder une imprimante individuelle. Partager un seul équipement avec d’autres individus saura vous aider à vous contrôler sur les impressions non indispensables. Pour finir, vous pouvez appliquer une politique d’impression sur demande uniquement.