Aujourd'hui, la plupart des entreprises s'intéressent à la dématérialisation afin de faciliter et d'accélérer plusieurs tâches en quelques minutes. En effet, la dématérialisation consiste à mettre en place un ensemble de processus logistiques pour automatiser certaines activités. Dans ce cas, l'aménagement du matériel informatique est nécessaire, car il s'agit de transformer des équipements physiques en ressources virtuelles. Cependant, la plupart des gens ignorent les avantages de la dématérialisation par manque d'information. Ne vous inquiétez pas, le présent guide est à votre disposition.
Qu'est-ce que la dématérialisation exactement ?
Le mot " dématérialiser " exprime en réalité un fait de s'éloigner ou de se débarrasser de matériaux. En fait, les matériaux auxquels on pense ici ne sont pas les machines ou les appareils, mais les documents manuscrits. Aujourd'hui, ceux-ci peuvent être remplacés par les différents logiciels et applications. Dans ce cas, vous n'aurez plus besoin d'écrire un texte avec un stylo. La dématérialisation, toutefois possible avec Universign, consiste donc à utiliser le matériel informatique, y compris les logiciels, pour faciliter les tâches. Par exemple, vous pouvez rédiger une lettre de motivation à l'aide des logiciels Word et Excel. Dans ce cas, vous n'utilisez pas un papier et un stylo, mais tout peut être fait à l'aide d'un logiciel. A ce stade, vous pouvez utiliser une signature électronique pour sécuriser votre document.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
La dématérialisation offre plusieurs avantages notamment aux entreprises. En effet, la dématérialisation consiste également à signer des documents, c'est-à-dire à apposer une signature électronique sur un document afin qu'il ne puisse pas être copié ou volé. Par exemple la distribution des factures, chaque client doit obtenir une facture à chaque fois qu'un achat est effectué. Dans ce cas, vous n'avez plus besoin de remettre à votre client une facture papier, car vous avez déjà opté pour la dématérialisation. Mais vous pouvez transférer la facture numérique sur son téléphone, soit par e-mail, soit par message privé. A ce moment-là, le client peut consulter la facture depuis son téléphone.
La dématérialisation est-elle obligatoire pour les entreprises ?
En fait, la dématérialisation n'est pas obligatoire, mais elle est recommandée. Aujourd'hui, l'utilisation de documents manuscrits présente un grand risque pour l'environnement. Il est donc nécessaire d'opter pour la dématérialisation pour s'en débarrasser. Cependant, cette dernière n'est pas efficace s'il n'y a pas de moyen de sécuriser les documents, notamment la signature électronique. Ainsi, ce type de signature est à la base de l'orientation vers le numérique, le digital ou l'électronique. Aujourd'hui, un grand nombre d'entreprises optent pour la dématérialisation, car elle offre plusieurs avantages au quotidien, comme l'amélioration de la relation client, la réduction des coûts de transport et de papier, la sécurisation assurée des bases de données, etc.